Organizacja Procesów Biznesowych Siłami Pracowników Bez śladu Wynagrodzenie

Doświadczenie ecommerce-agencji Kislorod — w opowiadaniu jego współfundator Michała Żukowa. Czy wiecie, że żaden pracownik, oprócz ciebie, chyba nie ma pojęcia jak działają procesy w twojej firmie. Jeśli tak, to nie warto się jąkać o systematyzacja i wzroście — jakaś siła wyższa puka wszystkich z toru, a ty z pianą na ustach będziesz sam gasić pożary.

Ale nawet zrozumienie tego nie zatrzyma nas, i biegniemy na złamanie karku, starając się osiągnąć założonych celów. Ale w czym problem — dotrzeć do nich okazuje się nie zawsze, albo konsekwencją osiągnięcia staje się zmniejszać skuteczność innych wskaźników (jakość, rentowność) lub nowy kępka siwych włosów przy skroniach właściciela.

Bałagan w procesach — to normalna sytuacja w rosyjskim biznesie, nawet pomimo faktu, że jest pomyślny. Najważniejsze, to uświadomić sobie i zaakceptować. Dla mnie, szczerze mówiąc, do tej pory zagadką, dlaczego w Rosji w zwyczaju się chwalić ilością pracowników. Na Zachodzie już dawno nikt cię nie po ramieniu i nie powie.

„Good job”, — w przypadku większej liczby pracowników lub kwoty zainwestowanego kapitału twoja zysk netto nieznacznie wyższa niż u konkurenta. Skuteczność — to wyniki działalności, wyrażona w wartościach bezwzględnych. Sprawność to stosunek wyników do zasobów, spędzonym na ich osiągnięcie.

Gdy firma się rozrasta, z zachowaniem pierwotnego poziomu efektywności, to wzrost. Zwiększa skalę działalności, ale nie jego jakość. Rozwoju nie ma. Jeśli skuteczność wzrasta — to wzrost intensywny, wysokiej jakości.

Zdając sobie sprawę z tego, że jesteśmy w Kislorod celowo opóźniały wzrost, tak jak porządek w małym bałaganie nakłaniać łatwiejsze, niż w dużym. Tym bardziej, mamy przed oczami było wiele przykładów kolegów na rynku. Gdy przy gwałtownym wzroście i przy procesach odkrywali nowe kierunki i podsycana w stanie. Jak wynik — ruchy browna w postaci nowych pracowników, którzy zakończyli klientów i spadek rentowności z powodu utraty kontroli nad procesami.

Tak wygląda firma z punktu widzenia większości właścicieli firm: Ale to niuans — procesy firmy, zazwyczaj wykonywane nie w pionie, a w poziomie. Ten schemat jest statyczny i nie wyjaśnia pracownikom, jak pracować efektywniej.

Do tego podstawowe problemy zdarzają się na stykach działów i stanowisk. Standardowe podejście nie rozwiązuje tych problemów, a procesy przejściowe pozwalają stworzyć interakcję. W oparciu o podejście procesowe leży macierzowa struktura zarządzania. Pracownik pracuje jednocześnie w swoim dziale, ale przy tym również uczestniczy w realizacji procesu biznesowego.

Główną różnicą jest podwójne podporządkowanie pracowników. Pracownik podlega kierownika swojego działu i kierownika procesu, w którym bierze udział. Dla siebie zauważyliśmy, że podstawową zaletą takiego podejścia — zwiększenie zaangażowania pracowników w proces i w konsekwencji wzrost jego efektywności.

Tak pracownicy lepiej rozumieją procesy firmy i swoje miejsce w nich. Jak nam się wydaje, to zwraca pracownikom poczucie sensowności i wartości wykonywanej pracy. Najbardziej właściwe — zwrócić się do konsultantów, do tych, którzy się na tym problemie „zjadł stado psów”.

Jest jedno ale. Oni nie będą pracować z wami, jeśli w zespole mniej niż 50 osób — skala problemu nie ten. Wyjście jest jedno — zbadać odpowiednią literaturę i metodą prób i błędów, zaciskając zęby, kroczyć w przyszłość, gdzie właściciel firmy nie bierze udziału w działalności operacyjnej, a firma to żywy organizm . Wybraliśmy tę drogę.

Pomyśleliśmy. A dlaczego z partnerem nie zamknąć się w gabinecie na kilka dni, a przez nie rozwiązania, jak nam wszystkim pracować. Ale mimo to doszli do wniosku, że w tej pracy powinny brać udział pracownicy, którzy na co dzień angażują się w nierówną walkę z kulami systemu. Tak, to gra , ale na zupełnie innym poziomie jakościowym.

Ponieważ istnieje duże ryzyko, że zmiany nie utrzymają się i będą zespołem. Jak z każdego innego żywego organizmu. Wniosek jest jeden — drużyna musi sam stać się katalizatorem tych zmian. Jeśli początkowo wybrali autorytarne lub tzw. nakazowy styl zarządzania, to mam dla ciebie złe wieści — można osiągnąć tylko formalnego opisu procesów bez ich świadomości i akceptacji.

Od momentu powstania jesteśmy z partnerem wybraliśmy demokratyczny styl, nas było zawsze ważne, aby opinia pracownika. Zawsze zadawał dowolny rozsądny inicjatywę. W końcu, jak się okazało, w ten sposób stworzono podstawy do pracy nad procesami biznesowymi. Tutaj było nam łatwiej, ponieważ pracownicy faktycznie sami prosili nas o tym.

Ważna zasada — nie można płacić ludziom za udział w grupie roboczej, w ramach której opisujesz i wdraża procesy. To zabija ich wewnętrzną motywację realizować swój twórczy potencjał i rozwijać się zawodowo. Ponadto, jeśli człowiek coś robi dla pieniędzy, on nigdy nie będzie inwestować w to duszę.

Ten mit jest u mnie zawsze wywoływał uśmiech. Po pierwsze, jest to tylko dokument. On nie zabierze ze sobą kulturę, którą wychowywali lat. Przecież sukces każdej firmy to ludzie, którzy razem przygotowywali ten sam dokument.

Po drugie, przy stosunkowo lekkim wejściu na rynek tworzenia stron www, zazwyczaj nie jest brana pod uwagę wielkość góry lodowej pod wodą. Jestem pewien, koledzy na rynku zrozumieją, co mam na myśli. Ta sama historia jest z każdym innym biznesem. To jest coś, z czym będziecie walczyć na każdym spotkaniu grupy roboczej do pierwszych wyników.

W hali agencji zbierać co tydzień na 2-3 godziny zespół pięciu osób, w składzie której dyrektor techniczny, account manager, kierownik produkcji, główny projektant i kierownik sprzedaży, przyjemność nie jest tania. Zawiera opis dla siebie korzyści, które otrzymają wszyscy od sprawnie działających procesów. Dla siebie skojarzyliśmy to tak.

Właściciele firm. Im szybciej i lepiej spróbujemy naprawić procesy, tym szybciej będziemy mogli odejść z działalności operacyjnej bez uszczerbku na jakości. Pojawi się możliwość poświęcić więcej czasu planowania strategicznego i rozwoju. Poprawi się atmosfera w firmie, jej kultura.

Wzrośnie skuteczność działalności, w tym przychody i koszty. Biznes stanie się bardziej konkurencyjny i odporna na kryzysy. Przywódcy różnych poziomów.

Przestaną ugrzęzła w — praca podwładnych będzie dobrze działać bez dysku kontroli i sterowania ręcznego. Będą mogli kontrolować wskaźniki i uzasadniać decyzji zarządzających. Będą spędzać mniej czasu na wprowadzanie nowego pracownika. Przyjdzie świadomość wspólnego wektora rozwoju i procesów w firmie w ogóle.

Szeregowi pracownicy. Podejście procesowe pozwala zbudować skuteczną pracę w firmie w poziomie — pomiędzy pracownikami i działami. Pojawi się możliwość realizować swój twórczy potencjał i rozwijać zawodowo, aktywnie uczestniczy w rozwoju firmy.

Początkujący, tylko przyszedł do firmy, są w stanie szybciej zorientować się w procesach. Pracownicy zaczynają rozumieć, w jakim kierunku rozwija się firma i jak działają jej procesy. Klienci i partnerzy.

Zawsze miło jest współpracować z biznesem, w którym wszystkie procesy opracowane, zrozumiałe i przejrzyste. Klient otrzymuje zupełnie inny poziom usług i jakości produktu końcowego. Zrozumieliśmy, że słowa kroki:

Opór — kluczowy problem w zmianach. Powtarzam, w celu zmiany przyzwyczajeni, ważne jest, aby zaangażować pracowników. Należy dążyć do świadomości nie tylko na poziomie kierownictwa, ale i na poziomie drużyny, że problem powszechnego burdelu w procesach (a z tym, że taki problem jest, jak zwykle, nikt nie dyskutuje) trzeba rozwiązywać wspólnie.

W pewnym sensie tutaj nam było łatwiej: Porady: W końcu spędziliśmy zaplanowane spotkanie z zespołem.

Wraz z zespołem zgodzili o konieczności opisać podstawowe procesy biznesowe i oceniali uczestników grupy roboczej. Procesy dzielimy na podstawowe, pomocnicze, procesy zarządzania i doskonalenia.

Podstawowe procesy — te, które przynoszą zysk spółki za nich klient jest gotów zapłacić. W naszym przypadku jest to produkcja i wsparcie techniczne. Procesy pomocnicze — te, które nie zawierają żadnej wartości dla klienta, ale bez nich firma nie będzie istnieć:

Zdradzę pracę grupy według opisu i realizacji jednego z naszych głównych procesów biznesowych — technicznej i rozwoju ecommerce-projektów. Wybraliśmy metodę Michała , który szczegółowo opisuje w książce „procesy Biznesowe. Jak je opisać, debugować i wdrożenie.

Warsztaty”. Ale przystosowali je pod małą firmę. naszego projektu według opisu procesu biznesowego „wsparcie i rozwój ecommerce-projektów”:

Pod każdy proces biznesowy możemy wyróżnić osobną grupę roboczą, w skład której wchodzą najważniejsze osoby biorące udział w tym procesie. Grupa robocza zajmuje się opisem (), wdrażaniem i doskonaleniem swojego procesu biznesowego. Zasada wygląda w następujący sposób.

Ustalamy etapy procesu (nie więcej niż 7-12 kroków). Zaleca się trzymać tego zakresu, tak jak w przypadku mniejszej ilości kroków proces przestaje ponosić administracyjną wartość, a w przypadku większej — istnieje ryzyko wleźć. W tych przypadkach lepiej będzie albo kubeł kroki na drobne, albo łączyć.

Jeden poziom szczegółowości.

Wyróżniamy w procesie tylko podstawowe kroki, których znaczenie jest zdefiniowana z punktu widzenia biznesu. Ważne jest, aby trzymać się dwóch zasad. Nie kopać głęboko, ale przy tym i nie przegapić ważny etap.

Każdy krok — „czarna skrzynka”. Przy opisie najwyższego poziomu procesu podchodzimy do każdego kroku jak do „czarnej skrzynki” — nam aż tak, co jest w środku. Wyszczególniać będziemy wtedy, kiedy uświadamiamy proces na najwyższym poziomie logicznym.

Opisujemy pełny, normalny, liniowy proces. Opisujemy proces w całości ze wszystkimi możliwymi wariantami rozwoju sytuacji dokładnie tak, jak on działa w większości przypadków.

Jeśli pojawi się wyjątkowy przypadek, to najprawdopodobniej jest to już drugi proces biznesowy. wszystkie kroki procesu jako kolejne, idące łańcuchem siebie.

Opisujemy proces „tak jak jest” i strefę najbliższego rozwoju procesu. Proces opisujemy więc, jak to działa teraz. Przy tym wziąć pod uwagę to, że planuje wdrożyć w najbliższym czasie.

Aktualizacje procesu grupową. Grupa robocza procesu zamyka się raz w tygodniu co najmniej na dwie godziny. I w trybie opisuje proces „tak jak jest”, przebierając się jego kroki.

Zadaniem grupy roboczej — zrozumieć, jak działa zespół, i dogadać się, jak działać lepiej. Wyniki i uzgodnienia każdego spotkania ustala architekt procesu i zapisuje wewnątrz naszego portalu korporacyjnego w „24”. Ponadto, robimy nagrywanie każdego spotkania. W ten sposób, członek grupy roboczej może szybko „wjechać” w kursie dzieła, jeśli nie bez powodu opuścił zgromadzenie.

Formalnie opis proces wygląda tak. Czapka procesu obejmuje:

Ciało procesu — tutaj opisujemy podstawowe kroki. Przykład tego, jak wygląda opis procesu na górnym poziomie mamy: Główne kroki procesu , rozbijając na podprocesów.

Jako przykład podam zrzut ekranu jednego z etapów „Produkcji”: Kierownikiem podproces staje się odpowiedzialny za krok-rodzic. Zgodnie z przykładu powyżej — dyrektor techniczny. On sam monitoruje wydajność podproces.

Szczegółów kroku używamy. Listy kontrolne, które trzeba wykonać przed przejściem do następnego kroku; mini-instrukcje i — dla złożonych procesów. Tak więc, na przykład, u nas pojawił się check-arkusz prototypu przed jego prezentacją klienta.

Aby nie podważyć wiarygodność całego projektu przed zespołem i klientami, nowy proces w ciągu 2-3 miesięcy na realizację projektu pilotażowego. Najprawdopodobniej dwóch–trzech klientów stało się uczestnikami eksperymentu. Ale to jest nieuniknione, więc uważnie śledzić jego przebieg. Im jesteś silniejszy proces, tym z większą dozą odpowiedzialności trzeba odnieść się do tego etapu — ponieważ zmniejszają ryzyko.

Początkowo ustal wskaźniki (o nich później), na podstawie których podejmują decyzję, czy lepiej ta wersja procesu. W praktyce u nas to wyglądało tak: Nową wersję procesu po docierania grupa robocza prezentuje całemu zespołowi na planowym spotkaniu.

W przygotowaniu semantyczne slajdów powinien uczestniczyć każdy uczestnik grupy roboczej c późniejszej prezentacji swojego bloku na walnym zgromadzeniu. Slajdy z raportach prezentacji grupy roboczej:

Jeśli trzymać się właśnie tego skryptu, to prawdopodobieństwo, że odrzucenie nie będzie, zwiększa się w czasie. Bo decyzja działać tak, a nie inaczej podjęta przez członków zespołu i prezentuje je w ich imieniu. Ważne jest pierwszy czas kontrolować przestrzeganie całej sekwencji kroków nowego procesu.

Szkolić i wspierać psychicznie. W przeciwnym razie zmienić motywację, aby pracować dla procesu stało się bardziej opłacalne, niż wymyślać kule. Ale to w ostatniej kolejności, bo naszym zadaniem jest sprawić, aby zespół z własnej woli przyjęła te zmiany.

Nawiasem mówiąc, na tym etapie, prawdopodobnie okaże się, że czegoś brakuje- i to jest normalne. Po opisie procesu pracy na jego rzecz poprawy trwa. Uczestnicy grupy w trakcie pracy wykrywają wady systemu. I nadal dyskusja w zamkniętym czacie portalu korporacyjnego.

Tak, będą nowe propozycje do dyskusji na następnym spotkaniu grupy roboczej. Jesteśmy skonsolidowanego za każdego pracownika jest prawo do oferowania rozwiązań w celu poprawy procesu. Ważny niuans, na którym warto podkreślić jeszcze raz — wdrażanie zaktualizowany proces trzeba wersjami.

nową wersję, wdrożyliśmy, upewniając się co do skuteczności. Nożyczkami, stale zmieniając pracy — prosta droga do chaosu. W celu podejmowania decyzji zarządzających na podstawie danych, a nie hipotez, dla każdego procesu wiążemy wskaźniki efektywności. Tylko w ten sposób możemy stwierdzić o tym, że nowa wersja procesu skuteczniej, niż stary.

Należy określić: Wskaźnik powinien być:

Wskaźnik może opisywać: Zdajemy sobie sprawę, że jesteśmy na samym początku drogi. Na przykład, jeszcze nie zostały opisane wszystkie procesy pomocnicze — i nie mówię o organizacyjne.

Ale już teraz odczuwamy pozytywne zmiany w kierunku intensywnego wzrostu: Wyślij kolumny, zgodne z wymaganiami redakcji, na secret@vc.ru.

Dodaj komentarz